De grijskapspecht lijkt sterk op de bruinkapspecht. De grijskapspecht is iets groter (15 cm). Beide soorten lijken een beetje op de in Europa voorkomende kleine bonte specht, met hetzelfde formaat en dezelfde zwart-wittekening op de rug. De koptekening is anders, beide soorten hebben een witte wenkbrauwstreep en een zwarte oogstreep. De grijskopspecht heeft een grijze kap (die in het veld slecht al zodanig te zien is en eerder zwart lijkt) en het vrouwtje van de bruinkapspecht heeft een bruine kap. Het opvallendste verschil is het verenkleed aan de onderzijde. De grijskapspecht heeft een gespikkelde borst op een okerkleurige ondergrond en de bruinkapspecht is daar wit met zwarte streepjes. Daarnaast is er een verschil in habitatkeuze.
De grijskapspecht komt voor van Pakistan tot in Mantsjoerije, Zuid-China, Indochina, en de Indische Archipel in subtropisch en tropisch bos en hellingbossen tot op een hoogte van 2100 m boven de zeespiegel, maar ook in aangeplant bos en plantages. Het is een plaatselijk algemene vogel.De soort telt 15 ondersoorten:
Het verspreidingsgebied is zeer groot daardoor alleen al is de kans op uitsterven uiterst gering. Er is aanleiding te veronderstellen dat de soort in aantal stabiel blijft. Om die redenen staat de grijskapspecht als niet bedreigd op de Rode Lijst van de IUCN.